Удаленный личный помощник — онлайн-универсальность секретаря, менеджера, автора, психолога, советчика

Перспективы профессии

Основным плюсом работы ассистентом руководителя то, что, если у Вас достаточно высокие амбиции, Вы сами можете стать руководителем личного бизнеса.

Работа личным помощником руководителя открывает для Вас безграничные возможности к своему перспективному будущему, ведь Вы принимаете опыт и знания уже у успешного и делового человека. Если Вам действительно нравится, то чем Вы занимаетесь, значит Вы на верном пути к профессиональному и личностному росту. Помощник руководителя — это очень важная и ответственная работа, которую доверяют исполнить далеко не всем, поэтому старайтесь впитывать всю полезную информацию и весь опыт, который дает Ваш непосредственный начальник. Спустя определенное время Вы сможете самостоятельно начать работать в выбранной вами сфере, но уже в качестве руководителя.

Кто такой личный помощник предпринимателя?

Предлагаю вспомнить фильм «Стажёр» 2015 года с Робертом Де Ниро и Энн Хэтэуэй.

На мой взгляд, этот фильм как раз таки очень хорошо раскрывает работу помощником предпринимателя.

Небольшая разница фильма в том, что стажёр совсем не владел современной техникой, и его работа проходила в офисе.

С другой стороны, это отличный пример для новичков без опыта, вы можете так же устроиться личным помощником и в процессе сами всему научиться.

Более 100 крутых уроков, тестов и тренажеров для развития мозга

Начать развиваться

Знаю, у многих сейчас возникает сомнение, а кто возьмёт на работу новичка, который ничего не умеет? Да много кто! Я взял к себе личного помощника, которого обучаю с нуля.

Почему я нанял помощника без опыта?

• Во-первых, у меня много простых задач, которые отнимают много времени, а справиться с ними может каждый.
• Во-вторых, иногда проще научить человека, чем переучивать как мне надо.
• В-третьих, пока человек учится, можно платить ему небольшую сумму.

В следующей статье я более детально расскажу, чем занимается мой личный помощник, сколько он зарабатывал сначала, и как выросла его зарплата.

Кому нужен удалённый личный помощник?

Разберём несколько примеров к кому можно устроиться личным помощником.

Даже у личных помощников каких-то крупных интернет-предпринимателей может быть личный помощник.

Обязанности и функции

Я могу разделить обязанности помощника руководителя на 3 категории:

1. Секретарь — работа с документацией, отчётами, почтой, общение с клиентами и т. д.
2. Менеджер проектов — работа с удалёнными сотрудниками и фрилансерами.
3. Специалист — знание и опыт в деле, которым занимается его наниматель.

Все они взаимосвязаны, и как я уже сказал ранее, нет каких-то определённых должностных обязанностей, которые можно выписать. У каждого предпринимателя ряд своих задач, которые он может повесить на помощника.

Сколько платят?

Зарплата помощника руководителя зависит от многих факторов, к которым относят:

• город и страна, в котором находится компания руководителя;
• объем и опыт работы помощника;
• сфера деятельности предприятия или фирмы руководителя.

В среднем зарплата помощника — это сумма от 10 000 руб. до 70 000 руб.

На «удаленке» помощник может иметь незначительный объем работы и выполнять мелкие поручения руководителя. В таком случае оклад будет самым минимальным, что соизмеримо потраченному на работу времени.

Если помощник работает на крупного бизнесмена, который трудится в серьезной компании, при этом ассистент выполняет все организаторские, административные, управленческие, и др. функции – оплата будет от 45 000 руб. и выше!

Личный помощник — работа для креативных людей

Личный помощник, работающий удаленно, это человек, который умеет свое время рационально планировать и помогает в этом другим, и думая на тем, кто это, стоит сразу уточнить — новая специальность, в КЗОТ не занесена. Это не просто секретарь или специалист, владеющий навыками деловодства, это своего рода:

• менеджер (особенно тайм);
• рекламист;
• референт;
• журналист;
• фотограф;
• психолог.

Несомненным преимуществом есть то, что работодатель может сам удаленно обучать со временем личного помощника, когда в этом появляется необходимость. Например, вести деловую переписку или телефонные холодные звонки, работать с клиентами, предлагать услуги.

 
Руководитель, который отказывается от классического секретаря в пользу онлайн, также легкий на подъем, новые идеи, более гибкий.

Основные клиенты удаленного работника

Традиционный портрет помощника руководителя включает планирование встреч, организацию мероприятий, но с учетом онлайн-природы, к соискателю выдвигаются немного другие требования от разных клиентов. Среди ТОП-овых заказчиков стоит выделить:

Сколько зарабатывает личный удаленный помощник?

Проанализировав вакансии и их условия, чтобы стать личным помощником руководителя, могу отметить, что средняя стоимость услуг в месяц порядка 30-35 тыс. рублей. При этом в оффлайн-режиме предлагают, как правило, официальное трудоустройство, 8-ми часовой рабочий день, оплачиваемый отпуск. Во время собеседования называется заплата на испытательный срок, а также она может варьироваться в зависимости от опыта помощника, его навыков, умений, возможностей. В столичном регионе и Санкт-Петербурге можно найти предложения выше 60 тыс. рулей, но при этом сразу уточняются условия:

• ненормированный рабочий день;
• уровень владения иностранным языком;
• личное авто.

Существует несколько способов начисления оплаты личному помощнику, как правило, указываются в описании к вакансии. Среди наиболее популярных остановлюсь на:

• почасовая;
• фиксированная ставка с 1 или 2 выплатами в месяц;
• понедельная;
• ставка + % от действия (продажи, привлеченные клиенты).

Расценки на услуги и список основных дел для удаленных помощников (на основе данных с бирж фриланса)

#	Основные задачи	Оплата
1	Ответы на письма, телефонные звонки (базовые задачи, БЗ)	От 50 рублей в час
2	БЗ + формирование списка клиентов, работа с ними	От 20 000 рублей в месяц
3	БЗ + продвижение товара, услуги, маркетинг, работа в соцсетях, холодные звонки, рассылка объявлений	25 000 — 30 000 рублей в месяц
4	БЗ + личный психолог, имиджмейкер, спичрайтер	Оговаривается индивидуально, от 200 долларов в месяц
5	БЗ + разработка стратегий развития	От 25 тыс. рублей +% от продаж
6	БЗ + работа с сайтом компании, подготовка рекламных кампаний	30 000 — 35 000 рублей в месяц

Зависит оклад не только от щедрости руководителя, но масштабности компании, конкретных результатов работы за определенные периоды. Но эта надомная работа без вложений позволяет зарабатывать с любой точки мира и постоянно развиваться. А больше об особенностях и секретах фриланса в обзоре на GQ Blog Monitor.

Например, личный помощник звезды шоу-бизнеса или артиста не только покупает билеты на самолет, но и учувствует в формировании сетки гастролей, отвечает за костюмы, оформляет райдер. А изучив вакансии на сайтах и биржах фриланса на должность личного помощника удаленно, можно заметить, что редко предлагается выполнить пробное ТЗ или тест на определения навыков компетентности. Как правило, изначально работа начинается с испытательного срока.

Найти работу личного помощника руководителя можно с предложением доп услуг: прозвон клиентов, заполнение карточек товара, формирование рекламного пакета, продвижение в соцсетях, а такие навыки лучше указать резюме. Подобный заработок в интернете для новичков в реальных условиях даст больше знаний и научит координации, основам тайм-менеджмента куда лучше ВУЗов или советов в книгах. Подводя итог, уточню: сегодня вакансии для удаленного личного помощника от прямого работодателя представлены широко. С одной стороны, не надо содержать штатную единицу, с другой такой подход доказывает современный трансграничный подход в бизнесе. Желаю вам найти порядочных заказчиков и развиваться карьерно в этом направлении.

Профессиональный инвестор с опытом работы 5 лет с разными финансовыми инструментами, ведет свой блог и консультирует вкладчиков. Собственные эффективные методики и информационное сопровождение инвестиций.

Пять вопросов «на засыпку», или как пройти собеседование на должность помощника руководителя

Директора компаний и владельцы бизнеса тщательнейшим образом подбирают персонал с которым им придется лично взаимодействовать ежедневно и по любому вопросу. Именно поэтому встречи и беседы с соискателем на вакансию помощника особенно сложные.

Данный материал будет полезен как кандидатам, так и работодателям, потому как он раскрывает обе стороны во время интервью.Итак, с чего начать.

Чтобы подготовиться к собеседованию необходимо собрать информацию. Соискатель изучает компанию, сферу деятельности, корпоративный блог или сайт, социальные сети фирмы и т. д.

Руководитель или кадровые сотрудники также стараются максимально узнать о людях, которых будут проверять каверзными вопросами. Это общедоступная информация из резюме, портфолио и возможно социальные сети.

А теперь, что же спросить у кандидата или «5» вопросов на засыпку:

1. Чем привлекает или привлекательна работа помощника руководителя?

Вопрос с подвохом, так как работодатель хочет услышать об амбициях и профессионализме претендента. Тогда как тому иногда бывает сложно выразить свои мысли и желания в слух. По сути большинство людей хочет высокую и стабильную заработную плату, престижное место работы в крупной компании, просторный офис, интересный круг общения и коллег среди людей высшего ранга или должностей, перспективу карьерного роста и т.д.

Но так отвечать, конечно, нельзя. Будущий помощник должен убедительно объяснить, что заинтересован в большом количестве интересных задач, возможности внести свой вклад в развитие компании и т.п.

2. Каковы ваши критерии успешно выполненной работы? То есть по сути, это просьба оценить свою работу.

Ответ не может быть простым и это не типа — «лишь бы начальник был доволен». Нужно показать ответственность и стремление добиваться лучшего результата, даже при том что и средний вариант всех устраивает.

3. Как Вы справляетесь с непредвиденными обстоятельствами? Например, забыли с вечера подготовиться к переговорам и подготовить бумаги, а утром не успели все распечатать из-за поломки офисного оборудования?

Тут не следует рассуждать о «пойти и во всем честно сознаться начальнику». В данном случае нужно по пунктам рассказать, какие действие следует предпринять для решения проблемы: найти где распечатать, попросить отложить или немного перенести встречу, но при этом всеми силами стараться выполнить задачи и не сдаваться.

4. Если способ выполнения задания руководителя не подходит или он более трудоемкий, следует ли указать на это и предложить свой вариант решения, либо выполнять без обсуждений?

Это очень каверзный вопрос. И, как правило, опытные и компетентные помощники сначала предлагают более простой и современный вариант начальнику и только после отказа делают по его «рецепту». Не стоит отвечать, что лучше выполнить как проще, так как главное результат. Не все руководители принимают такую «самодеятельность».

5. Можно ли впускать к руководству недовольных клиентов, даже если они этого гневно требуют?

Это тест на самообладание, стрессоустойчивость и способность к общению с любыми людьми. Поэтому ответом в данном вопросе служит — постараться успокоить клиента и предложить записать его на другой день или время.

Подробнее о работе помощников и как подобрать лучше спросите у специалистов Школы персональных ассистентов Марины Егоровой.

Работа удаленным помощником, с чего начать свой путь, если вы новичок

Если вы совсем новичок и не знаете, как начать работать удаленным помощником – это не проблема! Вы можете зарегистрироваться на биржах фриланса, чтобы найти первые заказы. Наряду с опытными фрилансерами, на биржах можно заработать и новичкам. Ведь новичку нужно с чего-то начинать!

После регистрации на нескольких биржах, сможете оставить заявки к простым заказам. Далее вас выберут в исполнителя те заказчики, которым нужно делегировать какую-либо деятельность. Выполняйте работу качественно, далее получите отзывы и заработки. Когда выполните несколько заказов, сможете найти постоянного заказчика для работы удаленным помощником.

Кроме того, вы можете изучить бесплатные марафоны, онлайн курсы. Они помогут вам научиться деятельности удаленного помощника.

Дополнительные знания и навыки

В качестве помощника ценятся сотрудники, которые обладают организаторскими способностями и грамотной речью. Среди кандидатов в ассистенты особенно выделяют людей с хорошим знанием английского языка.

Когда Вы работаете на делового или творческого человека, особенно ценится умение брать на себя ответственность! Навык выходить за рамки своих обязанностей может сильно пригодится и заработать баллы уважения и доверия к себе. Выше мы уже перечислили качества, которыми должен обладать помощник руководителя

Но давайте вспомним, что руководитель и ассистент – это просто люди, которым важно элементарно сойтись характерами, сработаться. Для этого помощнику не помешает подстроиться, найти общую волну со своим работодателем

Это требует гибкости и решимости.

Где найти работу удаленного помощника

Итак, где найти работу удаленному помощнику? Используйте для этого те ресурсы в Интернете, которые публикуют вакансии. Рассмотрим, популярные сервисы и сайты:

• сервисы с вакансиями, например, Hh.ru, Авито, Работа.ру;
• биржи фриланса;
• социальные сети;
• различные блоги;
• форумы.

Давайте найдем работу на таких ресурсах, как Hh.ru, биржах фриланса, социальные сети.

Найденные вакансии будут отличаться друг от друга названиями и обязанностями, но суть работы одинаковая. Дальше нажимаете на вакансию, и изучив ее, можете обратиться к работодателю. Для этого нажмите кнопку «Откликнуться» либо, оставьте резюме на сайте. Когда с вами свяжется работодатель, обговорите с ним детали сотрудничества подробно.

Далее в поиске работы помогают биржи фриланса. Чтобы на биржах  найти заказы, зарегистрируйтесь в них. К примеру, есть возможность предложить свои услуги предпринимателям на бирже Кворк (скрин 2).

Главное, грамотно публикуйте услуги, которая будет решать какую-либо проблему. Если искать заказы на биржах, то конкретной вакансии по удаленному помощнику нет. Вы можете выполнять различные задания по вашей профессии, чтобы наработать опыт.

В социальной сети ВК, можно найти работу с помощью сообществ удаленной работы. К примеру, эта группа «vk.com/freelance_all» постоянно публикует вакансии удаленного помощника. Чтобы найти в группе работу, зайдите в нее. Далее нажмите на значок поиска и пропишите «Удаленный помощник». После этого нажимаете кнопку «Enter» (скрин 3).

В результате, сообщество выдает вакансии для работы удаленным помощником. Что делать дальше? Изучите внимательно вакансию и нажмите на аккаунт пользователя, который ее разместил. Вы можете написать данному человеку, что вас заинтересовала его вакансия, и вы готовы с ним сотрудничать.

Обязанности

Для начала работы личным ассистентом необходимо иметь набор таких качеств, как:

• ответственность;
• умение организовывать свою работу и работу других сотрудников;
• стрессоустойчивость;
• оперативность;
• грамотность речи и хорошая дикция;
• знание английского языка приветствуется!

В начале своей карьеры личный ассистент, как правило, выполняет ограниченный перечень простых действий. Но по мере его вовлеченности в рабочий процесс, обязанности буду увеличиваться. Это предполагает непрерывный личностный рост и тягу к новым знаниям у сотрудника.

Личный ассистент выполняет такие обязанности, как:

• составление распорядка дня;
• забота о комфорте руководителя и организация рабочего пространства;
• запись на прием и личные встречи с руководителем;
• проведение мероприятий и деловых обедов;
• ведение документации;
• деловая переписка;
• поиск партнёров для сотрудничества;
• личное присутствие на деловых встречах;
• планирование и организация командировок и личных поездок;
• сотрудничество с заказчиками или поставщиками.

Более детально про обязанности помощника руководителя можно говорить, когда известна сфера деятельности компании, а также место, которое она занимает на рынке. В крупной компании у помощника руководителя может быть свой личный секретарь для выполнения рутиной работы.

Как появилась эта профессия?

Первые личные секретари появились в России в 1840 году на крупном Путиловском и Невском заводах. Вскоре эта профессия получила признание и распространилась на других предприятиях. Однако требования к помощникам была высокая. Так возникла потребность в специальном обучении, что привело к появлению первых курсов по обучению работе «секретарь» в Харькове 1868 г.

Уже в 1884 г. в России секретари стремились к регулярному повышению квалификации на всевозможных курсах.

В СССР профессия «секретарь» имела пик популярности и развития. Это связано с ростом заводов, фабрик, предприятий, в каждом отделе нужен был свой специалист. Так профессия секретаря стала признанной и востребованной в обществе.

Помощнику в Москве нужно платить 150 000 рублей

Анна Симакова, СЕО клиники «Три сестры»

У меня была личная помощница, загружала я ее самыми разными задачами. Когда возникали проблемы, она принимала звонки, общалась с пациентами, контролировала качество услуг. Когда расширяли штат, она искала новых сотрудников. А когда я забывала, что у ребенка завтра утренник, она в последний момент искала костюм единорога.

Когда помощница ушла в декрет, я стала учиться справляться со всем сама. В итоге привыкла, поэтому не стала нанимать другого человека.

Думаю, я поняла, что помощник мне больше не нужен: часть задач могут и должны делать подразделения компании, а нанимать для личных поручений отдельного человека я не хочу. Так появляется надстройка, которая демонстрирует иерархию, а я выстраиваю горизонтальные связи в клинике. Если нужен костюм единорога, это я должна вспомнить, что я мама, и найти его, а не помощник.

Если нужен костюм единорога, это я должна вспомнить, что я мама, и найти его, а не помощник

Важно подумать, как решить задачи без помощника. Например, он заказывает цветы и подарки, следит, когда и кому их отправлять

Мы договорились со студией цветов, что составим график дат, и они будут нам напоминать, когда отправить цветы.

А еще личного помощника нужно обучать — рассказывать, что и как делать. На это уходит много времени, и иногда кажется, что быстрее сделать самой. Я за самостоятельность и отсутствие лишнего флера вокруг личности руководителя.

Разновидности и сферы

В зависимости от вида деятельности руководителя, можно выделить разновидности помощников.

1. Помощник руководителя.
2. Помощник менеджера.

Особенностью этой работы будет умение продавать продукт или услугу, опыт работы в сфере продаж желателен. В обязанности помимо прочих будет входить:

• консультирование клиентов,
• «холодные звонки»;
• ведение переговоров.

От кандидата на эту должность будут ожидать широкий кругозор, при этом опыт работы в сфере не обязателен.

1. Помощник бухгалтера.

В обязанности работника в таком случае входит:

• ведение бухгалтерской отчетности.
• умение работать в программе 1С: Бухгалтерия.
• организация работы кадрового делопроизводства.

1. Помощник юриста.

От ассистента юриста требуется:

• юридическая грамотность;
• ведение и подготовка документации;
• знание законов.

1. Помощник блогера.

Это разновидность удаленной профессии, которая набирает особую популярность. Блогеры – лидеры мнений с большим количеством подписчиков. У многих крупных блогеров имеется свой бизнес. Обязанности помощника блогера могут будь следующие:

Не смотря на некоторые различия этих направлений профессии помощника, их объединяет умение регулировать рабочий процесс, брать на себя ответственность, структурировать объем работы и информации для грамотной организации деятельности компании или руководителя.

Плюсы и минусы профессии

Помощник руководителя – это очень востребованная должность. Большое преимущество работы изначально в том, что для начала деятельности не нужен колоссальный опыт. Руководителю проще обучить новичка «под себя», постепенно расширяя ему объем работы, нежели переучивать уже опытного специалиста.

К плюсам работы личным ассистентом можно отнести:

Получение управленческого опыта.

Возможность увидеть нюансы предпринимательской деятельности изнутри и использовать эти знания в дальнейшем для личного бизнеса.

Непрерывный рост.

Для того, чтобы развиваться в этой профессии необходимо постоянно обучатся новому, уметь систематизировать и усваивать большой объем информации. Это развиваем мышление и скорость реакции в различных ситуациях.

Высокая заработная плата.

В начале пути, скорее всего, оплата труда будет маленькая. Но со временем расширения обязанностей, она может значительно увеличиться. Многие руководители не могут обойтись без своей «правой руки» в лице помощника и оценивают труд сотрудника приличным гонораром.

Можно выделить такие минусы работы помощником руководителя:

Непрерывный график работы.

Помощник выполняет множество задач для того, чтобы обеспечить руководителю более комфортную жизнь, жертвуя при этом, зачастую, своим личным временем. Работать приходится на выходных и в праздничные дни. Иногда руководитель просит помощника выполнять свои личные просьбы и поручения.

Возрастные ограничения.

Карьера помощника руководителей возможна в возрасте от 25 до 35 лет.

Индивидуальные особенности характера руководителя.

Иногда руководитель – деспотичный человек, который способен часто повышать голос и унижать своего помощника. В таких случаях не стоит терпеть подобное к себе отношение и попробовать сменить руководителя на более порядочного.

Как предприниматели видят помощников

На сайте по поиску работы «Хедхантер» 350 вакансий личных помощников по России, на «Суперджобе» — тысяча. Если выбрать пожелания из разных вакансий, окажется, что личный помощник — это сверхчеловек. Вот как его видят бизнесмены и руководители компаний:

• выполняет любые поручения руководителя;
• ставит задачи топ-менеджерам;
• контролирует работу отделов;
• готовит отчеты, принимает звонки;
• покупает авиабилеты и цветы;
• пишет статьи и ведет соцсети;
• размещает рекламу;
• ведет документооборот;
• организует мероприятия для компании;
• понимает в дизайне и разрабатывает логотипы;
• выполняет поручения членов семьи руководителя;
• на связи круглосуточно.

Еще личный помощник должен привлекательно выглядеть, знать этикет, закончить университет, разбираться в финансовой аналитике и хорошо знать как минимум английский язык.

Обязанностей много, они отличаются: в одних объявлениях просят заказывать цветы и забирать детей из садика, в других — составлять финансовую отчетность для холдинга, в третьих — делать и то, и то.

Что делают помощники на самом деле

Юлия Ломакина, специалист по персоналу Модульбанка

Личных помощников часто путают с бизнес-ассистентами и секретарями. Это три должности с похожими обязанностями и задачами.

Если предпринимателю нужно, чтобы ему бронировали отели и авиабилеты, покупали цветы жене, возили костюм в химчистку и следили за календарем, ему нужен личный помощник. У этого человека могут быть задачи секретаря, например прием звонков и работа с документами, но их будет заметно меньше.

Общее правило такое: если 60—70% рабочего времени сотрудника будет уходить на персональные поручения руководителя, тогда нужен личный помощник.

Если предпринимателю требуется, чтобы человек присутствовал на совещаниях, вел протоколы, ставил задачи отделам и контролировал сроки, ему нужен бизнес-ассистент. Ассистент может выполнять задачи секретаря или личного помощника, но их будет мало.

Чтобы не путаться, можно размышлять так:

• даете больше личных поручений — нужен помощник;
• больше задач для компаний — бизнес-ассистент.

Секретарь — это третья история. Это человек в приемной, который принимает звонки, корреспонденцию, работает с первичной бухгалтерией. Секретарь работает с девяти до шести, личный помощник должен быть на связи круглосуточно, как и ассистент.

Требования к бизнес-ассистентам выше, чем к личным помощникам. Ассистент — это правая рука руководителя, он получает высокие полномочия, может говорить от имени руководителя на переговорах, принимать решения.

Руководитель может отказать человеку на должность ассистента даже из-за цвета волос. Конечно, в открытую этого никто не скажет, но если руководитель посчитает, что окрашенные светлые волосы не подходят образу его ассистента, он не возьмет на работу.

Если руководитель посчитает, что окрашенные светлые волосы не подходят образу его ассистента, он не возьмет на работу

Это деление на ассистента и помощника важно, потому что не каждый профессиональный ассистент пойдет работать помощником, это для него понижение. И не каждый помощник потянет обязанности ассистента

Карьерный рост удаленного работника

Офис-менеджер онлайн может вырасти, и для этого либо его спектр занятий расширятся и, соответственно, зарплата, либо же удаленный личный помощник найдет себе более крупного заказчика. Если же вы постепенно увеличиваете свой доход, тогда стоит детально познакомиться со статьей о финансовой грамотности на gq-blog.com, чтобы научиться откладывать и зарабатывать больше. Многие вакансии с описанием необходимого чек-листа личного помощника не уточняют нужное образование, и удаленно можно работать без опыта. Плюс этой профессии — в быстром продвижении и обучении: постоянно новые задачи, которые требуют новых навыков. Формируя портфель знаний и практики, можно со временем изменять место работы.

 
Многие коутчи профессионального развития и НН-менеджеры утверждают, что удаленно для получения высокого результата рекомендуется сотрудничать только с одним работодателем.